Empresas, bancos, escolas e clínicas são responsáveis por fornecer informes e comprovantes
Especialistas dão dicas para evitar malha fina; falhas em gastos médicos estão entre principais motivos
O contribuinte precisa reunir os documentos que comprovam rendimentos, despesas dedutíveis e patrimônio para preencher a declaração do Imposto de Renda ou para conferir os dados e enviar a pré-preenchida da Receita Federal.
A maior parte dessas informações é fornecida pelas próprias instituições com as quais o contribuinte teve relação financeira no ano anterior. Informes de rendimentos de salário são emitidos pelo empregador, enquanto bancos e corretoras disponibilizam documentos com dados de investimentos e aplicações financeiras. Escolas, planos de saúde e profissionais médicos também fornecem comprovantes que podem ser usados para deduções na declaração.
O especialista em Imposto de Renda da King Contabilidade, Marcos Hangui, diz que antes de iniciar o prenchimento da declaração, o ideal é separar todos os documentos. Segundo ele, isso evita interrupções e reduz o risco de esquecer alguma informação importante, o que pode levar a inconsistências e fazer com que o contribuinte caia na malha fina.
Entre os principais documentos que devem ser informados estão:
Informes de rendimentos de empregadores, bancos e corretoras;
Comprovantes de despesas médicas, como consultas, exames e planos de saúde;
Recibos de educação, como mensalidades escolares ou universitárias;
Comprovantes de pagamento de previdência privada, especialmente PGBL (Plano Gerador de Benefício Livre);
Documentos de bens, como escritura de imóvel ou documento de veículo;
Comprovantes de rendimentos extras, como aluguel ou trabalho autônomo.
Existe um passo a passo para organizar os documentos?
Sim. O especialista diz que uma forma simples de organizar é seguir a própria lógica da declaração:
Separar os documentos pessoais e da família, como CPF dos dependentes;
Reunir todos os informes de rendimentos, que são a base da declaração;
Organizar despesas dedutíveis, como gastos médicos e com educação e informes de aplicações financeiras;
Separar documentos de bens e direitos, como imóveis, veículos e investimentos;
Verificar pagamentos ou recebimentos que envolvam terceiros, como pensão alimentícia ou aluguel.
Que informações normalmente aparecem no informe de rendimentos do empregador?
O informe de rendimentos é um dos documentos mais importantes porque reúne todos os dados que o empregador também informa à Receita.
Hangui diz que ele normalmente traz informações como: dados da empresa pagadora; total de salários recebidos no ano; valor do IR já retido na fonte; contribuições ao INSS; além de benefícios ou rendimentos adicionais, como PLR (participação nos lucros).
O especialista afirma que esses números precisam ser informados exatamente como aparecem no documento. Caso haja divergência entre o que o contribuinte declara e o que a empresa informou à Receita, a declaração pode cair na malha fina.
Onde o contribuinte deve buscar os informes de rendimentos de salário, aposentadoria ou pensão?
Os informes de rendimentos devem ser fornecidos pela fonte pagadora. No caso de quem trabalha com carteira assinada, o documento vem da própria empresa, normalmente disponibilizado pelo RH ou pelo portal interno da companhia até o fim de fevereiro.
Para aposentados ou pensionistas, o informe é emitido pelo órgão pagador do benefício. Beneficiários do INSS pode consultar o informe diretamente pelo portal ou aplicativo Meu INSS.
Tive mais de uma fonte de renda no ano. E agora?
A recomendação de Marcos Hangui é separar os rendimentos por tipo e origem. Por exemplo:
salário da empresa
pagamentos recebidos como autônomo
rendimentos de investimentos
aluguel de imóveis
"Um profissional que trabalha registrado e também faz consultorias, por exemplo, pode ter três tipos de documento diferentes: o informe do empregador, recibos ou notas fiscais dos serviços prestados e informes do banco ou da corretora", diz.
Organizar cada fonte de renda separadamente ajuda na hora de preencher a declaração e evita esquecer algum rendimento.
No caso de trabalhos como autônomo ou freelancer, quais comprovantes devem ser guardados?
A sócia-diretora da Attend Contabilidade, Dilma Rodrigues, afirma que quem teve renda como autônomo ou freelancer precisa manter todos os registros que comprovem tanto os recebimentos quanto as retenções ao longo do ano. Isso inclui RPAs (Recibos de Pagamento a Autônomos) emitidos para clientes e notas fiscais de prestação de serviços.
Ela diz que, quando os serviços são prestados para pessoas jurídicas, é possível que as empresas também disponibilizem um informe de rendimentos ao contribuinte.
A declaração pré-preenchida pode me ajudar?
Sim. A declaração pré-preenchida costuma trazer informações que foram enviadas por empresas, bancos, hospitais e outras instituições. Entre os dados estão rendimentos informados por empregadores, aplicações financeiras, algumas despesas médicas e dados da declaração anterior.
Hangui diz que isso ajuda o contribuinte principalmente como ferramenta de conferência. Mesmo assim, ele afirma que é importante verificar e confirmar tudo.
"Muitos contribuintes usam a pré-preenchida como uma espécie de checklist. Se aparece um rendimento de um banco que ele esqueceu de incluir, por exemplo, já consegue corrigir antes de enviar", afirma.
Como conseguir os documentos de despesas médicas?
Desde 1º de janeiro de 2025, profissionais da saúde que atuam como pessoas físicas passaram a ser obrigados a emitir recibos exclusivamente pelo sistema eletrônico Receita Saúde.
O atendimento gera um recibo digital, vinculado ao CPF do paciente e ao CPF do profissional, que vai direto para a base de dados da Receita.
Esses recibos tendem a aparecer automaticamente na declaração pré-preenchida do contribuinte, como despesa dedutível de saúde. Dilma Rodrigues diz que esses documentos devem conter obrigatoriamente:
Nome e CPF ou CNPJ de quem prestou o serviço;
Nome do paciente;
Data do atendimento;
Valor pago;
Descrição do serviço prestado.
"Se faltar algum desses documentos fiscais, o contribuinte poderá contatar o profissional de saúde ou estabelecimento e questionar, para maior segurança e evitar problemas com a malha fiscal", afirma a especialista.
Para gastos com educação, quais documentos as escolas ou universidades precisam fornecer?
Dilma afirma que instituições de ensino costumam emitir um informe anual de pagamentos, detalhando quanto o aluno pagou ao longo do ano anterior. Ela diz que esse documento normalmente fica disponível no portal do aluno ou pode ser solicitado à secretaria da escola ou universidade.
Entram nessa categoria despesas com educação infantil, ensino fundamental, médio, graduação e pós-graduação. "Um caso frequente é o de pais que pagam mensalidades ao longo do ano e depois precisam somar manualmente os valores. O informe anual da escola deve trazer o total pago no período e facilita o preenchimento da declaração", diz a especialista.
Gastos com uniformes, lanches, passeios e materiais escolares não são dedutíveis.
Tenho investimentos. Quais são os informes necessários?
Os investidores precisam reunir os informes de rendimentos fornecidos pelas instituições financeiras onde mantêm aplicações. Eles são fornecidos por bancos, corretoras e plataformas de investimento.
O informe reúne dados como: saldo das aplicações em 31 de dezembro de 2024 e de 2025, rendimentos recebidos no ano, e impostos eventualmente retidos.
As instituições disponibilizam esses documentos na internet banking ou no aplicativo da conta. "É importante baixar todos os informes, especialmente se o contribuinte investe em mais de uma corretora ou banco, porque cada instituição informa apenas os produtos que administra", diz Dilma.
Quais são os principais erros relacionados ao envio de documentação?
Marcos Hangui diz que um dos erros mais comuns é deixar a organização para a última hora, já que, com pressa, o contribuinte pode esquecer documentos importantes.
Outros equívocos frequentes incluem: esquecer informes de rendimentos de bancos ou corretoras, declarar despesas médicas sem guardar recibos ou comprovantes, omitir rendimentos de trabalhos extras e digitar valores diferentes dos que aparecem nos informes.
Ele explica que a melhor forma de evitar problemas é manter um arquivo organizado ao longo do ano. Muitas pessoas já criam uma pasta em que vão guardando todos os documentos relevantes, prática que costuma reduzir erros.
Fonte: Folha de S. Paulo- Júlia Galvão.